Nadawanie celu
Pierwsza sytuacja to rozmowa o celu, czyli określenie, co jest do zrobienia. Przykładowo, załóżmy, że musimy skontaktować się z 30 klientami, aby przedstawić naszą najnowszą ofertę. Aby określić cel w sposób skuteczny, można zastosować metodę SMART. Metoda ta zakłada, że cel powinien być:
- Sprecyzowany (Specific): Określenie, że należy dotrzeć z ofertą do 30 klientów.
- Mierzalny (Measurable): Określenie, jak zmierzymy sukces – np. przez liczbę klientów, z którymi nawiązaliśmy kontakt.
- Atrakcyjny (Achievable): Zrozumienie korzyści zarówno przez menadżera, jak i pracowników.
- Realny (Realistic): Sprawdzenie, czy cel jest wykonalny, biorąc pod uwagę zasoby i inne zadania pracownika.
- Terminowy (Time-bound): Ustalenie terminu – np. dotarcie do klientów w środę i czwartek.
Motywowanie i monitorowanie postępów (M&M)
Druga sytuacja to monitorowanie postępów i motywowanie pracowników. Zamiast popularnej metody “kanapki” (pozytywne-negatywne-pozytywne), proponuję technikę SBIR, która jest bardziej efektywna:
- S (Situation) – Opis sytuacji na faktach.
- B (Behavior) – Opis zachowania pracownika.
- I (Impact) – Wpływ tego zachowania na sytuację.
- R (Recommendation) – Rekomendacja, która może być pozytywna (pochwała) lub korygująca (jakie działania podjąć w przyszłości)
Rozliczanie wykonania zadania (After Action Review)
Trzecia sytuacja to podsumowanie wykonania zadania lub projektu. Technika After Action Review (AAR) jest skuteczna i obejmuje pięć pytań:
- Jaki mieliśmy plan?
Przykład: Skontaktować się z 30 klientami w środę i czwartek. - Jak nam poszło?
Przykład: Udało się to zrobić, ale dopiero w piątek. - Jaka jest różnica?
Przykład: Zamiast dwóch dni, zajęło to trzy dni. - Jakie wnioski z tego wyciągamy?
Przykład: Klienci chcieli dłużej rozmawiać, co wydłużyło proces. - Co zrobimy, aby te wnioski wykorzystać na przyszłość?
Przykład: Ustalmy dłuższy czas na kontakt z klientami lub zorganizujmy więcej pracowników do tego zadania.
Podsumowując, rozmowy menadżerskie można prowadzić skutecznie za pomocą prostych technik:
1. Nadawanie celu – Metoda SMART.
2. Motywowanie i monitorowanie postępów – Technika SBIR.
3. Rozliczanie wykonania zadania – Technika After Action Review.
Te metody pomagają w uporządkowaniu rozmów menadżerskich i efektywnym zarządzaniu zespołem. Po więcej takich rozwiązań zapraszam do mojego newslettera. Do zobaczenia!
