Jak automatyzacja pracy pomogła mi w awansie
Opowiem Ci króciutko historię z mojego doświadczenia. Gdy zaczynałem pracować w Microsofcie, dawno już temu, zostałem zatrudniony na staż jako analityk biznesowy. Moim zadaniem było odświeżać i przesyłać do zarządu pewną pulę danych dotyczących sprzedaży w naszym kraju, w Polsce. Pozyskiwanie tych danych i odświeżanie narzędzi za pomocą Microsoft Reports trwało ładnych parę godzin codziennie.
To, co zrobiłem, to zainwestowałem miesiąc w to, żeby nauczyć się Visual Basic for Applications i napisać makro, które wszystkie te dane ściągało automatycznie, zaczynając o godzinie 5 czy 6 rano. Dzięki temu, gdy przychodziłem o 9 do biura, raport był już gotowy, a mogłem zająć się czymś dużo bardziej fajnym i budować swoje kompetencje. Dzięki temu zostałem później business planning managerem, czyli szefem planowania na Polskę. Widzisz, automatyzacja ma duży potencjał.
Jak odzyskiwać czas?
A teraz, w jaki sposób to zrobić? W jaki sposób odzyskiwać czas? Bądź za pomocą automatyzacji, bądź za pomocą efektywnego przekazywania swoich zadań członkom swojego zespołu. Otóż ja cały czas szukam takich sposobów. Szukam sposobów, jak mogę to zrobić efektywnie, żeby odzyskać czas i żeby móc robić bardziej kreatywne rzeczy.
Wybór zadań do automatyzacji lub delegowania
W swoich warsztatach pokazuję wam, w jaki sposób wybierać zadania do automatyzacji bądź do delegowania, do przekazywania innym. Pokazuję też, w jaki sposób diagnozować członków twojego zespołu, żeby wiedzieć komu, w jaki sposób móc przekazywać jakie zadania. Pokazuję wam również, jak rozmawiać z ludźmi przekazując zadania.
Dzisiaj chcę pokazać ci technicznie, jak zrobić, żeby mieć to zadanie gotowe do przekazania członkowi twojego zespołu bądź do automatyzacji, do jakiegoś narzędzia. Pierwszy krok to stworzenie checklisty – kroków, które składają się na dane zadanie.
Chcę ci pokazać sześć sposobów, jak łatwo, szybko można zrobić taką listę dla właściwie dowolnego zadania, mniej lub bardziej skomplikowanego. Taką listę rzeczy, które składają się łącznie na całe zadanie.
Excel
Po pierwsze, możesz zrobić tę listę po prostu w Excelu. Ja jestem fanem Excela, bardzo lubię ten program, a przy robieniu list jest też fajne, że można te komórki łatwo kopiować, zmieniać ich położenie i tak dalej.
Word
Druga metoda, nieco bardziej zaawansowana, to wziąć Worda i po prostu mu podyktować. A jeśli nie masz Worda, to możesz skorzystać z online’owego Microsoft 365 i tam nawet w wersji darmowej wystarczy założyć konto, możesz dyktować to, co mówisz, a Word będzie spisywał. Może trzeba ją poprawić, żeby sprawdzić, czy na pewno dobrze spisał to, co mówiłeś.
Programy do zarządzania zadaniami
Kolejna metoda to jakiś program do zarządzania zadaniami. Na przykład ja używam Nozbe od już ładnych paru lat, zarówno w moim życiu codziennym, jak i w firmie, którą prowadzę. W Nozbe możesz stworzyć zadania, możesz stworzyć też listy zadań grupowane w projektach. Możesz też te listy, i to jest właściwość, która jest w bardzo wielu programach do zarządzania projektami, stworzyć jako szablon. Taki szablon to bardzo dobry pomysł.
Kalendarz
Czasem robię po prostu wydarzenie w kalendarzu, czy w kalendarzu google’owym, czy w kalendarzu outlookowym i w tym wydarzeniu spisuję rzeczy, które są potrzebne do wykonania danego zadania. I wtedy mam gotową listę, którą albo mogę skopiować i komuś wysłać, przekazać, albo mogę kogoś zaprosić do tego wydarzenia i ten ktoś od razu wie, jaka jest lista rzeczy do wykonania.
Chat GPT
Inny sposób, który może Ci przypaść do gustu, to poprosić o pomoc Chat GPT. Możesz poprosić: „Dobry czacie, stwórz mi listę zadań, które są potrzebne, aby uzyskać taki i taki efekt.” Czy ta lista będzie idealna? Absolutnie nie, ale dużo szybciej zaczniesz pracować, gdy będziesz miał już jakąś listę i tylko będziesz musiał ją dopasować do swojej sytuacji.
Nagrywanie ekranu
Ostatni, szósty sposób, zwłaszcza użyteczny wtedy, gdy pracujesz na systemie, gdzie dużo rzeczy się dzieje: kolejne karty, kolejne ekrany itd. Możesz nagrać ekran, jak to robisz, a potem obejrzeć to na spokojnie i wtedy możesz oglądając to albo podyktować listę rzeczy, które są do zrobienia, albo po prostu sobie spisać. Ale to, że będziesz miał to nagrane, będziesz mógł zatrzymać w dowolnym momencie, pomyśleć itd., to ułatwi Ci stworzenie tej listy.
Optymalizacja checklisty
Wiesz już, jak ważne jest spisanie listy rzeczy, które muszę zrobić, żeby dane zadanie było wykonane. Dlaczego ważne jest, żeby ona była spisana, a nie tylko u nas w głowie? Po pierwsze, dużo lepiej widzisz, co jest po kolei, w jakiej kolejności. Po drugie, możesz to optymalizować, możesz powiedzieć: „zaraz, zaraz, zaraz, ale bez sensu, przecież to lepiej zrobić tak…”. Po trzecie, to jest gotowy materiał do tego, żeby np. kogoś szkolić, żeby w trakcie instruktażu zaprosić swojego współpracownika i powiedzieć: „popatrz, to jest lista, w jaki sposób to zadanie należy wykonywać.” A wreszcie, gdy zamierzasz przekazywać to zadanie, to jest gotowa lista, która pokazuje: „To zadanie albo część tego zadania chcę Ci przekazać, drogi współpracowniku”.
Delegowanie i Automatyzacja Zadań
Teraz czas na krok drugi. Mamy już checklistę, a teraz krok drugi polega na tym, żeby zastanowić się i znaleźć najlepszy sposób, jak to zadanie ma być wykonywane, ale z Twoim jak najmniejszym udziałem. Tutaj mamy dwie możliwości. Jedna możliwość jest taka, żeby poszukać wśród swoich współpracowników, kto ma wystarczające kompetencje i kto może zająć się tym zadaniem. Wtedy masz gotową checklistę, którą możesz przekazać do wykonywania tej osobie. Możesz nauczyć tę osobę wykonywania tego zadania.
Druga opcja jest taka, żeby to zautomatyzować. Możesz to oczywiście zrobić, jeśli to możliwe, w Excelu. Zrobić makro albo napisać to w Visual Basicu. Ale być może nie umiesz programować. Normalni ludzie nie zawsze umieją programować. Są bardzo proste narzędzia do tego, żeby bez umiejętności programowania móc zautomatyzować zwłaszcza proste rzeczy. Są takie narzędzia jak Microsoft Power Automate, Zapier.com, Make.com.
Jeśli masz w firmie Microsoft Power Automate, być może po prostu możesz skorzystać z tego narzędzia. Jeśli nie, możesz wykorzystać Zapiera albo Make.com. Zarówno Zapier, jak i Make.com mają darmowe plany, w których możesz korzystać z ich automatyzacji za darmo, i to nie na 15 czy 30 dni, tylko na zawsze. Dzięki temu możesz nauczyć się, sprawdzić. Być może dojdziesz do momentu, w którym będziesz potrzebował jakichś bardziej zaawansowanych funkcji, za które już trzeba zapłacić. Ale spokojnie, w tych darmowych planach można bardzo dużo rzeczy zrobić.
Przykład Automatyzacji
Pokażę Ci przykład automatyzacji, którą zrobiłem zupełnie niedawno, żeby wypróbować Zapiera. Zrobiłem automatyzację, która polega na tym, że wszystkie faktury, które przychodzą do mnie, forwarduję na osobne konto mailowe. Automatyzacja w Zapierze sprawdza to konto co pewien czas, sejwuje załącznik w odpowiednim folderze na moim OneDrive, tak że na koniec miesiąca mam gotowy zestaw faktur do wysłania do księgowej. A w ciągu miesiąca jedyne co robię, to forwarduję mail z fakturą do archiwum i koniec. Reszta dzieje się już bez mojego udziału.
Podsumowanie
Automatyzacja i delegowanie zadań mogą znacząco zwiększyć Twoją efektywność i pozwolić skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach. Kluczowe kroki to:
- Tworzenie checklisty: Spisuj kroki wymagane do wykonania zadania. Możesz użyć Excela, Worda, programów do zarządzania zadaniami, kalendarza, Chat GPT lub nagrywania ekranu.
- Optymalizacja zadania: Zastanów się, kto w Twoim zespole może przejąć zadanie lub jak można je zautomatyzować za pomocą narzędzi takich jak Microsoft Power Automate, Zapier czy Make.com.
Dzięki tym krokom odzyskasz cenny czas, który możesz przeznaczyć na rozwój i bardziej kreatywne działania.
